Factură nouă

Scopul paginii

Formularul din care iese o factură sau o proformă. Se ajunge din lista de facturi → Adaugă factură.

Poate fi deschis și direct pentru o pereche companie–client (din fișa clientului, de exemplu); atunci vine cu vânzătorul, cumpărătorul și seria deja completate, și rămâne doar să adaugi ce facturezi.

Pas cu pas

Formularul e lung, dar cele mai multe câmpuri se completează singure. Odată deschis, o factură obișnuită înseamnă patru apăsări: clientul, Adaugă produse, Adaugă produs și Salvează Factura.

1. În meniul din stânga: Financiar → Facturi.
2. Apasă Adaugă factură, sus în dreapta.
3. Sus, lângă butonul de salvare, alege firma care emite. Dacă firma ta e singura, e deja aleasă.
4. La Client, alege cumpărătorul din listă. Acum se completează singure emailul, codul fiscal, adresa, orașul, județul și țara lui — nu le scrii tu. Tot acum se pun seria, numărul, data, scadența și moneda.
5. Apasă Adaugă produse. În fereastra care se deschide scrii Produs, Preț și Cantitate, apoi Adaugă produs. Repeți pentru fiecare linie.
6. Apasă Salvează Factura.

Butonul Salvează Factura stă gri până există cel puțin o linie. Dacă ai ales clientul și butonul tot nu se apasă, asta lipsește: n-ai adăugat încă nimic de facturat.

Când a mers, ești dus înapoi în lista de facturi și jos-dreapta scrie „Factura a fost salvată cu succes!".

Ce poți sări liniștit prima oară: secțiunea Referințe & mențiuni (e închisă din start), Adaugă reducere/majorare, datele delegatului și tot ce ține de transport. Sunt opționale.

Câmpuri

Vânzătorul

Firma emitentă se alege din Selectează Compania. Fără nicio firmă în organizație formularul nici nu se deschide: butonul de adăugare lipsește din antetul listei de facturi, iar în locul tabelului stă mesajul care te trimite la Adaugă companie.

Seria și numărul vin din Setările de facturare ale companiei alese, în funcție de Tip Factură: Factură sau Proformă au serii separate.

Referințe și mențiuni

Sub datele documentului stă secțiunea Referințe & mențiuni, închisă la deschiderea formularului — o apeși ca s-o desfaci. Înăuntru:

Sunt toate opționale: o factură se emite și cu secțiunea neatinsă.

Închisă, secțiunea îți arată ce are înăuntru — un rezumat de forma CMD-118 · CTR-44 — deci nu trebuie s-o deschizi ca să verifici că ai completat-o.

Mențiunile legale nu se scriu de mână. Deasupra notei libere apar, ca text needitabil, mențiunile care decurg din categoriile de TVA ale liniilor — de pildă taxare inversă. Merg pe document oricum; un câmp pe care l-ai putea șterge n-ar face decât să nu fie de acord cu documentul depus.

Cumpărătorul

Se alege un Client existent, iar câmpurile lui se completează singure: Nume Client, Cod Fiscal, Adresă, Oraș, Județ, Țară, Email.

Țara cumpărătorului e obligatorie. O adresă fără țară e refuzată ca adresă incompletă — nu ca țară necunoscută. Sunt două refuzuri diferite, cu două mesaje diferite. Strada e la fel de obligatorie: o factură fără adresa cumpărătorului nu se poate depune.

Contul bancar tipărit e cel al monedei facturii. Firma emitentă poate avea mai multe conturi; pe document se îngheață cel care corespunde monedei alese, nu primul din listă. Referințele, termenul de plată și data livrării se întorc de la server exact cum le-ai scris, când redeschizi factura.

Detaliile documentului

Sub cumpărător, secțiunea Detalii: Tip Factură (Factură sau Proformă), Serie, Index, Monedă, Data, Data Scadență, Termen de plată și TVA. Toate sunt obligatorii, marcate cu asterisc, iar seria și indexul vin precompletate din setările companiei alese.

La o factură în altă monedă decât leul, cursul de TVA e ultimul curs BNR publicat înainte de data facturii, nu cel din ziua ei — cursul zilei e publicat pe la ora 13:00 și e valabil pentru ziua următoare. Dacă nu există niciun curs publicat înainte de acea dată, factura e refuzată cu un mesaj, nu primește tăcut cursul de azi.

Status Plată

Lângă totaluri stă cutia Status Plată, cu o etichetă colorată care se schimbă singură după cât ai încasat: Neplătit, Parțial Plătit sau Plătit Integral. Nu o alegi tu — o calculează suma.

Sub ea, Sumă Plătită și două butoane:

Suma plătită nu poate trece de totalul facturii și nu poate coborî sub zero: orice scrii se așază între cele două. Pe Parțial Plătit, sub câmp apare Rest de plată, cu diferența calculată.

Delegat și Întocmit de

Două secțiuni scurte, ambele opționale:

Sub ele, Detalii Adiționale — o notă liberă pe cinci rânduri, care se salvează pe factură.

O factură fără delegat și fără întocmitor se deschide normal. Datele astea nu sunt obligatorii, iar o factură intrată prin API sau printr-un import poate să n-aibă niciuna: formularul arată atunci câmpurile goale, ca să le poți completa, nu o pagină căzută.

Liniile

Sunt două seturi de nume, și nu se suprapun: ce completezi în fereastră, și ce vezi în tabel.

În fereastra de adăugare:

Cele două „Automat" fac treaba pe care altfel ai face-o greșit. Categoria de TVA și tipul livrării decid cum arată linia în declarația e-Factura; lăsate pe automat, se calculează din locul livrării și din articolul de catalog. Le schimbi doar dacă știi exact de ce.

Categoriile, când le alegi de mână, sunt scrise pe înțeles, nu în coduri: S — cotă standard, Z — cotă zero, E — scutit fără drept de deducere, AE — taxare inversă, K — livrare intracomunitară, G — export, O — în afara sferei TVA.

Un singur caz îți mai cere ceva: E. Atunci apare Motivul scutirii (VATEX), cu articolele din lista oficială. Pe celelalte — taxare inversă, livrare intracomunitară, export — motivul e unul singur prin lege, așa că îl pune serverul; un selector cu o singură intrare ar semăna cu o decizie fără să fie una. Iar dacă schimbi categoria după ce ai ales un motiv, motivul vechi nu rămâne agățat de noua categorie.

În tabel, după adăugare:

Liniile se adaugă din Adaugă produse, iar în fereastră completezi și apeși Adaugă produs. În fereastră, câmpul se numește Revino la client pe și pornește pe Fără revenire. Dacă articolul ales are revenire configurată în catalog, data vine precompletată — o poți muta, iar dacă o ștergi, pentru linia aia nu se mai trimite nimic. Fereastra se închide și cu Anulează.

Ce iese de aici ajunge în coada de remindere, ca mesaj programat către client. Cât nu e nicio linie, ecranul scrie „Niciun produs adăugat încă.".

Cifrele de pe ecran vin de la server, nu din browser. Formularul cere o previzualizare de fiecare dată când schimbi ceva, iar ea e făcută de aceeași aritmetică ce va salva factura: ce vezi înainte de Salvează e, linie cu linie și pe total, exact ce se scrie după. Tot de acolo vine și clasificarea — un cumpărător străin își vede categoria și tipul livrării încă din formular, nu abia pe documentul final — iar reducerile de document sunt deja scăzute din totalul afișat.

Schimbi cumpărătorul, se recalculează tot. Categoria de TVA și tipul livrării nu rămân cele de la clientul dinainte: contextul pleacă la server la fiecare schimbare, iar previzualizarea vine înapoi cu regulile potrivite noului cumpărător.

Clasificarea se îngheață pe document la salvare. Un serviciu către o firmă din UE se scrie ca taxare inversă, o vânzare internă rămâne standard, iar un emitent neînregistrat în scopuri de TVA facturează în afara sferei. Categoria bate cota scrisă de operator: dacă regula spune „fără TVA", cota trecută de tine nu o poate contrazice pe document.

Datele vânzătorului se copiază pe factură la EMITERE, nu la plată. De aceea factura se poate declara la ANAF fără să fie plătită, iar dacă între timp completezi ceva la firma emitentă, factura veche rămâne cu ce avea la emitere; o editare ulterioară a ei preia completările. După ce a plecat la ANAF, vânzătorul de pe ea nu se mai mișcă.

Nu calculezi nimic de mână. Completezi prețul unitar și cantitatea; linia iese cu totalul fără TVA, valoarea TVA și totalul cu TVA deja făcute. Un preț de 100 cu cantitatea 2 dă 200.00 fără TVA, 42.00 TVA și 242.00 total, la cota firmei emitente.

Sub tabel, aceleași trei cifre pentru întreaga factură: Total (fără TVA), Valoare TVA și Total Factură.

Reduceri și majorări

Lângă totaluri, nu ascunse după vreun comutator, stă secțiunea Reduceri și majorări — ele mișcă suma de plată, deci se văd. Adaugă reducere/majorare pune un rând, iar rândul pornește pe Reducere: majorarea se alege anume, nu se nimerește. Pe rând: Tip, Motiv — text liber, cum îl scrii așa pleacă — Valoare, și Șterge, care scoate exact rândul de pe care ai apăsat, nu ultimul.

Nu te întreabă de ce cotă de TVA ține reducerea. Categoria și cota le derivă serverul, la fel cum face cu liniile; dacă te-ar întreba și pe tine, ai avea două locuri care pot să nu fie de acord.

Acțiuni disponibile

Validări și comportamente

• Fără nicio linie, Salvează e blocat. Restul formularului poate fi complet — butonul rămâne inactiv până adaugi primul produs. O factură fără nimic de facturat n-are ce emite.
• Totalurile vin de la server, nu din browser. După ce adaugi o linie, rândul apare imediat, iar net / TVA / total se actualizează cu o clipă mai târziu, când răspunde calculul. Sunt aceleași cifre care se salvează.
• Numerotarea e a companiei emitente. Fiecare firmă își numără facturile pe seria ei.

Relație cu alte pagini

• Facturi — lista în care apare după salvare.
• Setări facturare — seriile, numerotarea și datele firmei emitente.
• Clienți — de unde vin cumpărătorii.
• Catalog — articolele pe care le pui pe linii.

Erori și mesaje

Ferestre

Formularul n-are nicio fereastră care să ceară datele lipsă ale cumpărătorului: ce lipsește se scrie direct în secțiunea de pe pagină.