e-Factura: ce este și pe cine obligă
Scopul paginii
e-Factura e sistemul prin care facturile ajung la ANAF în format electronic, prin SPV. Nu e o copie a facturii trimise prin email — e documentul oficial, iar statul îl consideră emis abia după ce a trecut pe la ei.
Se ajunge din meniul din stânga: Financiar → Facturi; de acolo pornesc toate acțiunile de e-Factura.
Gesti face drumul ăsta din aplicație: nu exporți nimic manual și nu intri separat în SPV.
Pas cu pas
Prima oară, în ordinea asta:
- Legi firma de SPV o singură dată: Setări → Companie, deschizi firma și conectezi contul ANAF.
- Emiți factura ca de obicei, din Financiar → Facturi.
- Din lista de facturi, pe rândul ei, apeși iconița Încarcă factură în eFactura.
- Urmărești coloana Stare document din listă — ce înseamnă fiecare stare.
Starea la ANAF n-are legătură cu plata. Sunt două coloane diferite: una spune dacă statul a primit factura, cealaltă dacă ai primit banii.
Cine intră sub obligație
Doar companiile care emit din România. Dacă firma ta emitentă are altă țară, e-Factura nu apare deloc — nici butoane, nici coloane, nici setări. Nu e ascunsă, e absentă, fiindcă n-are ce raporta.
Când lucrezi cu mai multe firme, regula se aplică per firmă emitentă, nu per organizație.
Ce decide dacă o factură anume trebuie raportată
Locul livrării, nu sediul clientului. E cea mai frecventă confuzie, și diferența e reală:
| Situație | Obligatoriu? |
|---|---|
| Client român, livrare în România | Da |
| Client străin, livrare în România | Da — locul livrării e ce contează |
| Client român, livrare în afara României | Nu |
| Persoană fizică, livrare în România | Da, pe alt canal decât firmele |
Gesti calculează asta singur, din datele facturii. Nu ți se cere să bifezi nimic — dar merită să știi regula, fiindcă explică de ce două facturi către același client pot fi tratate diferit.
O factură care nu intră sub obligație poate fi totuși trimisă, dacă vrei. Ce se schimbă e că sistemul nu ți-o cere.
Ce documente intră
Facturile și stornările lor. Proformele nu se raportează — nu sunt documente fiscale.
Ce se verifică înainte de plecare
Trei lucruri, în ordine, și oricare oprește trimiterea:
- Cronologia seriei — o factură nu poate pleca dacă seria are documente mai noi neemise.
- Seria — trebuie să existe și să fie configurată pe firma emitentă.
- Adresa — atât a emitentului, cât și a cumpărătorului, complete și cu țara recunoscută.
Refuzul spune care dintre ele a picat.
O factură stornată tot se poate trimite. Stornarea nu oprește raportarea: factura originală rămâne un document emis, iar stornoul e un al doilea document, care se raportează separat. Măsurat în cod, poarta de trimitere se uită doar la trei lucruri — țara emitentului, tipul documentului și dacă e ciornă; starea Stornată nu apare printre ele.
Ce te oprește, în practică, e altceva: o factură deja trimisă nu pleacă a doua oară — încercarea primește „deja trimisă", nu o eroare.
Persoană fizică sau firmă
Canalul se alege singur, după cumpărător: factura către o firmă merge pe drumul B2B, cea către o persoană fizică pe B2C. Nu ai ce comuta și n-ai cum să nimerești greșit.
CNP-ul unei persoane fizice nu ajunge niciodată în documentul trimis la ANAF. Persoana e identificată prin substitutul prevăzut chiar de ANAF pentru cazul ăsta, fără cod de TVA — o factură către un particular nu poartă un cod fiscal pe care particularul nu-l are. Cumpărătorul-firmă, în schimb, își păstrează codul lui de TVA, cu tot cu prefixul de țară.
Dacă factura e „externă" sau nu se decide după CUMPĂRĂTOR, nu după tine: contează unde e el, nu unde ești tu.
Cum te identifică ANAF pe tine și pe client
Pe o factură obișnuită, cu TVA, fiecare parte e recunoscută după codul ei de TVA. Sunt însă facturi pe care regulile europene interzic să apară vreun cod de TVA — de exemplu cele emise de o firmă care nu e plătitoare de TVA. Acolo ANAF se uită în celălalt câmp de identificare, și caută un CUI, nu numărul de la Registrul Comerțului.
Gesti trimite CUI-ul, fără prefixul de țară, exact pentru cazul ăsta. Contează pentru că vânzarea
internă a unui neplătitor este obligatorie: dacă acolo ar merge J40/…, factura ar fi respinsă de
ANAF înainte să fie măcar citită.
O factură plătită mai mult decât valoarea ei
Dacă ai încasat mai mult decât scrie pe factură, documentul trimis la ANAF arată o sumă de plată negativă — adică datorezi tu clientului diferența. Nu e o eroare și nu se rotunjește la zero: e răspunsul corect la aritmetica pe care o verifică ANAF, iar o valoare tăiată la zero ar face factura respinsă.
Relație cu alte pagini
- Conectarea contului ANAF — se face o singură dată, per firmă.
- Trimiterea facturilor — una, mai multe, sau automat.
- Starea unui document — unde e factura în drumul ei.
- Stornarea — cum se anulează ce a plecat deja.
- Facturi primite — ce vine către tine prin SPV.